План-факт на дашборді: як контролювати виконання плану

План-факт — порівняння запланованих і фактичних показників: продажів, виручки, витрат, прибутку. На дашборді воно показує не лише, скільки виконано, а й чи встигає компанія до кінця періоду, — і дає час змінити ситуацію.

Приклад план-факт на дашборді

У цьому справжньому дашборді на демонстраційних даних шкала показує виконання плану, а поруч — середній чек, маржа й продажі за каналами:

Як рахувати виконання плану

Виконання, % = факт / план × 100.
Відхилення = факт − план (у грошах чи штуках).
Виконання на дату = факт з початку місяця / план на ту саму кількість днів. Так 40 % на 10-те число — нормально, а 40 % на 25-те — тривога.
Прогноз до кінця періоду = факт на дату / пройдена частка періоду. Він показує, з яким результатом ви закінчите місяць за поточного темпу.

Приклад. План на місяць — 900 000 грн, станом на 15-те (половина місяця) факт — 405 000 грн. Виконання на дату — 405 000 / 450 000 = 90 %, прогноз — 810 000 грн, тобто без змін план буде недовиконано на 90 000 грн.

Як показувати план-факт на дашборді

Шкала — для одного ключового показника: видно відсоток виконання з першого погляду.
Стовпчики план і факт за місяцями — для динаміки й сезонності.
Таблиця з відхиленнями за менеджерами, відділами чи статтями витрат — щоб знайти, де саме відставання.
Кольорові зони (докладніше — у статті KPI-світлофор) — щоб відхилення помічали одразу.

Типові помилки план-факт аналізу

План і факт рахуються за різними правилами (з ПДВ і без, до й після повернень).
Порівнюють місячний план із фактом на середину місяця без поправки на дату.
Дивляться лише на загальний відсоток, не розкладаючи відхилення за менеджерами, товарами й каналами.

Детальніше про показник — у статті План/факт виконання продажів.

Запитання й відповіді

Що таке план-факт аналіз?

Порівняння запланованих і фактичних значень показників — продажів, виручки, витрат, прибутку — з розрахунком відсотка виконання й відхилень, щоб знайти причини й скоригувати дії.

Як порахувати виконання плану на дату?

Виконання, % = факт / план × 100. Для контролю протягом місяця порівнюйте факт із планом на ту саму дату, а не з усім місячним планом.

Як показати план-факт на дашборді?

Для головного показника — шкала виконання, для динаміки — стовпчики план і факт за періодами, для пошуку відставання — таблиця з відхиленнями за менеджерами чи статтями.