Цикл замовлення постачальнику

Purchase Order Cycle Time — час від ініціації потреби до підтвердження постачальником і/або отримання. Вимірюйте етапи окремо (PR→PO, PO→Confirm, Confirm→Receipt) і end-to-end PR→Receipt.

Що вимірює показник

Швидкість проходження PR/PO через створення, погодження, випуск, підтвердження та приймання. Також — стабільність (перцентилі), частка автоматичних PO та рівень змін у замовленнях.

Розрахунок

  • PR→PO, дн = Випуск PO − Створення PR
  • Approval, дн = Фінальне погодження − Подання PR/PO
  • PO→Confirm = Підтвердження постачальника − Випуск PO
  • Confirm→Receipt = Перше приймання − Підтвердження
  • PR→Receipt (R2R) = Перше приймання − Створення PR
  • OTN, % = Рядки з PR→Receipt ≤ Need-by / Усі рядки × 100
  • Touchless PO, % = PO без ручних дій / Усі PO × 100
  • PO Change Rate, % = PO зі змінами / Усі PO × 100

Використовуйте Median (P50) і P90 як SLA; рахуйте окремо прямі/непрямі, контрактні/каталогові та часткові приймання.

Джерела даних

ERP/1С (PR/PO, погодження, підтвердження, GR/IR), e-procurement/каталоги, EDI/портали постачальників (confirm/ASN), TMS/3PL (ETA/ATA), контракти/SLA, календарі.

Інтерпретація

  • PR→PO довгий — ручні погодження, відсутність каталога/рамок, неповні специфікації
  • PO→Confirm довгий — слабкий SLA або неавтоматизований контакт
  • Confirm→Receipt довгий — виробничий/транспортний lead time, митниця, неточні ETA
  • PO Change Rate↑ — слабке планування/мастер-дані; ризик зриву OTN

Корисні розрізи

  • Категорія (Kraljic), постачальник, країна
  • Прямі/непрямі; контракт/каталог
  • Ініціатор/підрозділ; тип погоджень
  • Incoterms; часткові приймання; критичність

Візуалізації на дашборді

  • Гістограми PR→PO, R2R; тренд P50/P90
  • Фанел: PR → Approve → PO → Confirm → Receipt
  • Heatmap погоджень/постачальників; тренд Touchless
  • Карта причин змін у PO

Як ставити цілі

Сформуйте SLA: PR→PO ≤ 1–2 дні (непрямі) / ≤ 3–5 (прямі), PO→Confirm ≤ 24–48 год, OTN ≥ 95%, Touchless ≥ 50–80%, PO Change ≤ 5–10%. Впровадьте каталоги, шаблони, е-погодження, EDI та freeze-вікна для змін.

Типові помилки

  • Нечіткі «старт/фініш», мікс календарних/робочих днів, різні таймзони
  • Ігнор часткових приймань і різниці ship vs receipt
  • Лише «середні» без перцентилів; змішування прямих/непрямих
  • Відсутність класифікації причин змін у PO

Запитання для обговорення

  • Який етап дає найбільшу затримку та як вплине авто-погодження?
  • Які постачальники потребують SLA на підтвердження 24–48 год?
  • Який потенціал touchless у непрямих категоріях?
  • Де поставити freeze-вікно, щоб підвищити OTN?